Funciones de la Secretaría

    Hemos visto que hay que hacer y como se hace ahora veremos quien toma a su cargo cada aspecto de las actividades.

    Normas Generales

    viņetasIntendente y Secretarios
    Conducción estratégica y política.

    Intendente: Toma las decisiones, representa al municipio

    Secretarios: Proponen, especifican y motivan
    viņetasDirectores
    Conducción táctica y técnica.

    Proyectan, coordinan, organizan, supervisan.

    Deben saber en detalle como:

    viņeta2 Llenar los requisitos legales.

    viņeta2 Conseguir los mejores empleados y las mejores relaciones laborales.

    viņeta2 Llevarse bien con el sindicato.

    viņeta2 Adquirir las mejores instalaciones, materiales, herramientas, implementos agrícolas, plaguicidas y fertilizantes, semillas, plantas, indumentaria y otros elementos efectuando los correspondientes pedidos de materiales.

    viņeta2 Organizar el trabajo en las condiciones optimas de higiene y seguridad.

    viņeta2Obtener la mejor productividad.

    viņeta2 Efectuar investigación técnica, pensar, estudiar, valorar alternativas, realizar estudios y proyectos. Realizar estudios del trabajo, analizando las operaciones, redactando instrucciones, haciendo análisis de métodos y tiempos, itinerarios, describiendo condiciones y operaciones normalizadas.

    viņeta2Asesorar a los niveles superiores e inferiores.

    viņeta2 Brindar mejores servicios.

    viņeta2 Utilizar la contabilidad de doble partida, y de costos, ambas informatizadas.

    viņeta2Disminuir costos.

    viņeta2 Usar los recursos disponibles, ejecutando el 100 del presupuesto. Son responsables de conocer al detalle el presupuesto de su área y garantizar su cumplimiento efectivo.

    viņeta2Atender los asuntos del personal a su cargo.

    viņeta2Registrar las tareas efectuadas para evaluar los resultados.

    viņeta2 Proponer reglamentación a las ordenanzas y modificaciones a las mismas. Ejecutar las decisiones en ellas contenidas que le competen.

    viņeta2 Efectuar informes de su actividad conteniendo estadísticas, datos, evaluaciones de la situación de la temática que este a su cargo y del funcionamiento de su área.
    viņetasJefes de Departamento, Divisiones y Secciones
    Estos elementos son fundamentales en la gestión comunal pues son las islas de organización que permanecen inalteradas de gobierno en gobierno. Vinculamos directamente las obras, servicios y tareas de apoyo que prestamos directamente con ellas.

    Distinguimos dos funciones básicas en estos niveles: Servicio y Proceso. Para mayor explicación ver la sección 4.2

    El elemento directamente abajo de los cargos políticos, ejecutara el SERVICIO, y la que esta directamente por encima de los encargados o capataces (o el personal, si no existieran) el PROCESO.

    Algunas veces coincidirán SERVICIO con PROCESO en un solo cargo. La estructura Departamento - Encargado - Personal se adopta cuando la cantidad o complejidad de las tareas o servicios prestados no es elevada.

    Se dividen las tareas y se colocan Divisiones o Secciones intermedias cuando la cantidad o complejidad de las misiones o servicios del área a cubrir requieren de una estructura de mando mas compleja, ya sea por la cobertura territorial, por temáticas diversas o por una división analítica funcional especifica.

    Estas coordinan y distribuyen el trabajo y las necesidades conjuntas de los elementos a su cargo, sintetizan los reportes hacia sus superiores, y toman para si el manejo de los bienes y maquinaria de los elementos inferiores.
    viņetasPersonal no Jerarquico
    Realiza las tareas.

    Se clasifica según sus oficios y profesiones y es personal que globalmente trabaja en la Secretaria y que puede funcionar según las necesidades bajo diferentes mandos.

    El personal, en diferentes momentos y según las circunstancias será asignado a un encargado o incluso proceso diferente.

    Esto implica que la gente no forma parte de una Sección, División, Departamento, Dirección, etc..

    La gente forma parte de la Secretaria y es reasignada según la carga de trabajo y sus habilidades para diferentes Procesos.

    La dependencia formal de una persona a un elemento significa que ese elemento es el responsable de asignarla (o no) a otro para que realice su trabajo.

    Cada categoría requiere conocimientos y habilidades especificas.

    Cuando se organizan por equipos se designan capataces, encargados o supervisores.

    Se incluyen los tipos de adicionales que se describen a continuación.